Política de privacidad

La presente Política de Privacidad describe cómo OFIMATIC SRL recopila, utiliza, almacena, protege y, cuando corresponde, elimina información personal relacionada con el uso de OBMessage y sus módulos y servicios, incluyendo Omnify, Aless y SmartQueue.

OBMessage es una plataforma de comunicación, automatización conversacional, mensajería omnicanal y gestión de turnos desarrollada y operada por OFIMATIC SRL.

OFIMATIC está comprometida con la privacidad, confidencialidad y seguridad de la información y con el cumplimiento de la legislación aplicable, incluyendo la Ley No. 172-13 sobre Protección de Datos de Carácter Personal de la República Dominicana.

Esta política aplica a la información tratada por OFIMATIC en relación con:

• Clientes y organizaciones que contratan o utilizan OBMessage.
• Usuarios administrativos, agentes y operadores de la plataforma.
• Contactos y usuarios finales que interactúan con clientes de OBMessage.
• Personas que utilizan canales conectados a la plataforma, como correo electrónico, SMS, WhatsApp, chat web u otros canales habilitados.
• Usuarios de Aless y SmartQueue.
• Integraciones, APIs, webhooks y servicios relacionados.

El rol de OFIMATIC puede variar dependiendo de la información y de la finalidad del tratamiento.

Información administrativa y contractual

Respecto de la información necesaria para administrar cuentas, contratos, soporte, seguridad, facturación, relaciones comerciales y cumplimiento de obligaciones legales, OFIMATIC puede determinar las finalidades necesarias para dicho tratamiento conforme a la relación existente con el cliente.

Datos procesados por cuenta del cliente

Cuando un cliente utiliza OBMessage para procesar contactos, mensajes, conversaciones, archivos, tickets, información de usuarios finales u otros datos propios de sus operaciones, el cliente determina las finalidades de dicho tratamiento y OFIMATIC procesa la información para prestar el servicio, conforme a las instrucciones y condiciones contractuales aplicables.

El cliente es responsable de contar con las autorizaciones, consentimientos, avisos y demás fundamentos legales necesarios para recopilar y procesar la información que incorpora o transmite mediante OBMessage.

Dependiendo de los servicios utilizados, OFIMATIC puede tratar las siguientes categorías de información:

Información de cuenta

• Nombre y apellido.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Empresa u organización.
• Cargo o función.
• Identificadores internos de usuario.
• Configuración y preferencias de la cuenta.

Información técnica y de seguridad

• Direcciones IP.
• Registros de acceso.
• Logs técnicos y de auditoría.
• Información del navegador o dispositivo.
• Eventos de seguridad.
• Métricas de actividad y operación.
• Información necesaria para diagnosticar errores o prestar soporte.

Datos de mensajería y atención

Dependiendo de la configuración del cliente:

• Números de teléfono.
• Direcciones de correo electrónico.
• Contactos.
• Contenido de mensajes y conversaciones.
• Archivos y documentos adjuntos.
• Estados de entrega y lectura.
• Información de opt-in y opt-out.
• Datos de tickets, turnos o solicitudes.
• Notas o información agregada por agentes.

Datos relacionados con Meta y WhatsApp Business Platform

Cuando el cliente conecta servicios de Meta o WhatsApp, podemos tratar información técnica necesaria para administrar dicha integración, como:

• Identificador de usuario de Meta, cuando corresponda.
• Business Portfolio ID.
• WhatsApp Business Account ID (WABA ID).
• Phone Number ID.
• Números de WhatsApp Business conectados.
• Plantillas de mensajes.
• Configuración de webhooks.
• Estados de mensajes y eventos de integración.
• Configuraciones y credenciales técnicas necesarias para operar la integración.

Información de SmartQueue

Dependiendo de la implementación:

• Datos asociados a tickets y turnos.
• Sucursales, departamentos y tópicos.
• Información proporcionada en quioscos.
• Historial de atención.
• Datos de agentes y posiciones.
• Archivos relacionados con tickets.

Información del sitio web y formularios de contacto

Cuando una persona utiliza el sitio web corporativo de Ofimatic y solicita una demo o completa un formulario de contacto, podemos tratar la información proporcionada en dicho formulario, que incluye:

• Nombre completo.
• Empresa u organización.
• Correo electrónico corporativo.
• Qué quiere automatizar (área de interés).
• Si ya cuenta con una solución similar.
• Confirmación de consentimiento para el tratamiento.
• Información de origen de la visita (parámetros UTM) y página desde la que se envía la solicitud.

Esta información se utiliza exclusivamente para atender la solicitud comercial, iniciar la conversación con el equipo de ventas y dar seguimiento al interés manifestado.

La información puede ser utilizada para:

• Crear y administrar cuentas de OBMessage.
• Prestar los servicios contratados.
• Enviar y recibir comunicaciones solicitadas por el cliente.
• Procesar conversaciones, automatizaciones, tickets y turnos.
• Operar integraciones y APIs.
• Proporcionar soporte técnico.
• Administrar seguridad y control de acceso.
• Detectar y prevenir fraude, abuso o uso indebido.
• Mantener registros técnicos y de auditoría.
• Diagnosticar incidentes o problemas de funcionamiento.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias o contractuales.
• Mejorar la estabilidad, seguridad y funcionamiento técnico de la plataforma.

OFIMATIC no utilizará los datos procesados por cuenta del cliente para finalidades incompatibles con la prestación del servicio, salvo obligación legal o autorización aplicable.

Los contactos, mensajes, conversaciones, documentos, archivos, tickets, configuraciones y demás información proporcionada o generada por el cliente mediante OBMessage continúan perteneciendo al cliente o a sus respectivos titulares.

El uso de OBMessage no transfiere a OFIMATIC la propiedad sobre dichos datos.

OFIMATIC obtiene únicamente los derechos de tratamiento necesarios para prestar, operar, proteger, mantener y brindar soporte al servicio, sujeto a los términos contractuales y a esta Política de Privacidad.

OFIMATIC no vende ni comercializa datos personales.

Para prestar determinados servicios, OFIMATIC puede utilizar proveedores tecnológicos que actúan únicamente para finalidades relacionadas con la prestación, operación o seguridad del servicio.

Estos proveedores pueden incluir, según los servicios contratados:

• Proveedores de infraestructura y alojamiento.
• Proveedores de mensajería.
• Proveedores de correo electrónico o SMS.
• Plataformas de comunicación como Meta y WhatsApp.
• Proveedores de almacenamiento.
• Servicios técnicos necesarios para operar integraciones.

El acceso de estos proveedores se limita a la información necesaria para cumplir su función y está sujeto a las obligaciones contractuales y de confidencialidad aplicables.

Cuando corresponda, determinada información podrá ser procesada en países diferentes a aquel donde se encuentra el cliente, de acuerdo con la infraestructura y proveedores utilizados y sujeto a las obligaciones legales aplicables.

Cuando el cliente conecta OBMessage con un servicio de terceros, como Meta, WhatsApp u otra plataforma externa, parte de la información puede ser transmitida a dicho proveedor para ejecutar la integración solicitada.

El tratamiento realizado directamente por el tercero también estará sujeto a sus propios términos, políticas de privacidad y condiciones de uso.

OFIMATIC no controla las prácticas independientes de tratamiento de datos realizadas directamente por dichos proveedores.

La información será conservada únicamente durante el tiempo necesario para:

• Prestar el servicio.
• Mantener la relación contractual.
• Atender solicitudes de soporte.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, regulatorias o contractuales.
• Mantener registros de seguridad, auditoría o prevención de fraude.
• Resolver controversias o proteger derechos legales.

Cuando la información deje de ser necesaria, será eliminada o anonimizada conforme a los procedimientos aplicables.

Las copias residuales que puedan existir en sistemas de respaldo se eliminarán o sobrescribirán conforme al ciclo técnico de retención de dichos respaldos y permanecerán protegidas frente al acceso ordinario mientras existan.

Para conocer el procedimiento de eliminación, consulte las Instrucciones para la eliminación de datos.

OFIMATIC implementa medidas técnicas, organizativas y administrativas destinadas a proteger la información contra:

• Acceso no autorizado.
• Divulgación indebida.
• Alteración.
• Pérdida.
• Destrucción.
• Uso indebido.

Las medidas aplicadas se determinan de acuerdo con la naturaleza de la información, la funcionalidad utilizada y los riesgos asociados.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. Los clientes también son responsables de proteger sus cuentas, credenciales, usuarios y configuraciones.

El cliente es responsable de:

• Determinar la legitimidad del tratamiento de los datos que incorpora en OBMessage.
• Proporcionar los avisos de privacidad requeridos.
• Obtener consentimientos u otras autorizaciones necesarias.
• Respetar solicitudes de acceso, rectificación, oposición o eliminación.
• Mantener actualizada la información de sus contactos.
• Configurar adecuadamente los mecanismos de opt-in y opt-out.
• Cumplir las políticas aplicables a los canales utilizados.
• Evitar incorporar información cuya recopilación o procesamiento esté prohibido.

De acuerdo con la legislación aplicable, los titulares pueden solicitar, según corresponda:

• Acceso a sus datos personales.
• Rectificación de información incorrecta o desactualizada.
• Actualización.
• Supresión o eliminación.
• Oposición al tratamiento cuando resulte aplicable.

Cuando OFIMATIC procese información únicamente por instrucciones de un cliente, una solicitud realizada por un usuario final puede requerir la participación del cliente responsable de dicha información.

OFIMATIC colaborará razonablemente con el cliente para atender estas solicitudes conforme a las obligaciones aplicables.

Las solicitudes relacionadas con información directamente administrada por OFIMATIC pueden enviarse a soporte@ofimatic.com.

Para conocer el procedimiento completo, consulte las Instrucciones para la eliminación de datos.

Los clientes son responsables de determinar si sus casos de uso implican información de menores, información de salud, información financiera u otras categorías sujetas a requisitos especiales.

La disponibilidad técnica de una funcionalidad en OBMessage no significa que su uso esté permitido para cualquier tipo de información o actividad.

El cliente deberá implementar las medidas adicionales que exija la legislación o la política del canal utilizado.

OFIMATIC podrá actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos u operativos.

La versión vigente estará publicada en la documentación oficial de OBMessage.

Cuando un cambio sea material y corresponda hacerlo, OFIMATIC podrá comunicarlo mediante la plataforma, el sitio web, correo electrónico u otro medio adecuado.

Para consultas relacionadas con privacidad o protección de datos:

📍 C. Nicolás Ureña de Mendoza 3, Santo Domingo 10132
📞 (809) 540-8151
🌐 https://obmessage.ai
✉️ legal@ofimatic.com

OBMessage es una plataforma desarrollada y operada por OFIMATIC SRL.

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